Secretaria virtual y secretariado online para tu empresa
Una profesional real que gestiona tu agenda, filtra tu comunicación y coordina tu día a día. Sin contratar a nadie, sin espacio físico, sin interrupciones en tu trabajo de verdad.
Ejemplo orientativo. Las tareas se adaptan a tus necesidades reales.
Tu secretaria de siempre, sin que esté en tu oficina
Una secretaria virtual es una profesional que realiza las mismas funciones que una secretaria presencial — agenda, correspondencia, atención, coordinación — pero trabajando en remoto, integrada en tus herramientas y comunicándose contigo como si estuviera en la mesa de al lado.
Lo que no es: no es un contestador automático, no es un chatbot, no es un software de gestión. Es una persona formada que entiende tu negocio, aplica criterio y actúa con autonomía dentro de los límites que tú defines.
Lo que sí aporta: descargar tu cabeza de la gestión operativa del día a día para que puedas centrarte en lo que realmente hace crecer tu negocio.
Entiende el contexto. Sabe que ese cliente es importante, que esa reunión no se puede mover y que ese email puede esperar al lunes.
Actúa con criterio propio. No ejecuta comandos: toma decisiones razonables dentro de tus instrucciones y te consulta solo cuando es necesario.
Genera confianza a tus clientes. Cuando llaman, hablan con una persona real. Eso se nota, y fideliza más que cualquier IVR.
Se adapta a lo imprevisto. Un cambio de última hora, una urgencia, un cliente difícil. Una persona gestiona eso; un software, no.
Aprende tu negocio. Con el tiempo conoce tus preferencias, tus clientes y tus prioridades. Se vuelve más eficiente, no menos.
Todo lo que hace una secretaria, sin que esté en tu oficina
El servicio se ajusta a lo que necesitas. Estas son las tareas más habituales que nos delegan nuestros clientes.
Gestión de agenda
Organización y actualización de tu agenda diaria, semanal y mensual. Programación de citas, reuniones y recordatorios según tus criterios de prioridad.
Organización de citas y reuniones
Coordinación de disponibilidades con clientes y proveedores, confirmaciones previas, envío de accesos a videollamadas y preparación de documentación.
Gestión de correspondencia
Filtrado y clasificación de emails entrantes, redacción de respuestas tipo, archivo de comunicaciones y escalado de lo urgente según tus instrucciones.
Apoyo en atención de llamadas
Recepción de llamadas cuando no estás disponible, registro del motivo, aviso inmediato por WhatsApp o email y transferencia según tus instrucciones.
Apoyo administrativo de secretaría
Elaboración de documentos, presentaciones sencillas, cartas, presupuestos tipo y cualquier tarea documental de secretaría que no requiera firma profesional.
Coordinación del día a día
Seguimiento de tareas pendientes, recordatorios a colaboradores, gestión de proveedores de servicios y cualquier coordinación operativa que necesites.
¿Cuál de los dos necesitas tú?
Los dos servicios son complementarios. Aquí te ayudamos a entender qué cubre cada uno para que elijas el que encaja — o los dos.
| Tarea | Secretaria virtual | Gestión admin. |
|---|---|---|
| Gestión de agenda y citas | ✓ Principal | — |
| Atención de llamadas | ✓ Principal | — |
| Gestión de correspondencia | ✓ Principal | — |
| Grabación de datos / ERP | — | ✓ Principal |
| Gestión de pedidos y proveedores | — | ✓ Principal |
| CAE / PRL | — | ✓ Principal |
| Cobros e impagados | — | ✓ Principal |
| Trámites con AAPP | — | ✓ Principal |
| Apoyo documental y transcripciones | ✓ | ✓ |
Si lo que buscas es un back-office completo — no solo coordinación y agenda, sino operativa real —, este es el servicio que más encaja con empresas con volumen de gestión intenso.
Quién más partido saca a una secretaria virtual
Cualquier profesional o empresa que pierda tiempo gestionando en lugar de trabajando en lo suyo.
Abogados y despachos
Coordinación de vistas y reuniones con clientes, gestión de la agenda de varios letrados, correspondencia y seguimiento de expedientes.
Clínicas y consultas
Gestión de citas de pacientes, confirmaciones, listas de espera, atención telefónica y coordinación con aseguradoras.
Consultores y freelancers
Organización de proyectos, coordinación de clientes, gestión de la agenda y tareas de secretaría que consumen horas de trabajo facturable.
Gestorías y asesorías
Filtrado de llamadas y emails en campañas de alto volumen, coordinación de citas con clientes y gestión documental de secretaría.
Pymes en crecimiento
Empresas que ya necesitan apoyo de secretaría pero todavía no justifican contratar una persona a jornada completa para ese rol.
Directivos y gerentes
Profesionales con agenda densa que necesitan filtrar accesos, organizar su tiempo y delegar la gestión operativa de su comunicación.
Empieza a no perder el tiempo gestionando lo que puede gestionar otro
Cuéntanos qué necesitas y te preparamos una propuesta en menos de 48 horas.
Lo que nos preguntan sobre la secretaria virtual
¿Más dudas? Escríbenos sin compromiso.
¿En qué se diferencia una secretaria virtual de un contestador automático?
En todo. Un contestador solo graba mensajes. Una secretaria virtual es una persona real que atiende, entiende el contexto, toma decisiones, gestiona tu agenda y coordina lo que necesites. No hay comparación posible en calidad de servicio ni en la imagen que transmite a tus clientes.
¿Cómo accede la secretaria a mi agenda y mis herramientas?
Trabajamos con las herramientas que ya usas: Google Calendar, Outlook, cualquier CRM con acceso web, correo electrónico, etc. Le das acceso con el nivel de permisos que consideres necesario y ella opera dentro de esos límites. Antes de empezar hacemos una sesión de incorporación para que entienda cómo trabajas y qué criterios debe aplicar.
¿Cuántas horas al día está disponible mi secretaria virtual?
Nuestro horario de atención es de lunes a jueves de 9:00 a 21:00 y viernes de 9:00 a 20:00. La disponibilidad concreta dentro de ese horario depende del modelo contratado. Para urgencias fuera de horario existe la opción de contestador con aviso por email o WhatsApp.
¿Siempre es la misma persona quien gestiona mi cuenta?
Sí, siempre que sea posible asignamos una responsable fija a tu cuenta para que conozca tu negocio, tus clientes y tus preferencias. Hay una persona de respaldo para cubrir ausencias, pero esa persona también está informada de tu operativa para que la continuidad no se rompa.
¿La secretaria virtual también puede gestionar llamadas con número virtual?
Sí. Tenemos un servicio específico de gestión de llamadas con número virtual de desvío, donde la secretaria atiende presentándose con el nombre de tu empresa. Si te interesa, puedes contratarlo junto al servicio de secretaría virtual o de forma independiente. Ver servicio de gestión de llamadas →