Gestión administrativa externalizada para empresas y autónomos
Tu back-office completo sin contratar a nadie. Administrativas y secretarias reales que graban tus datos, gestionan tus pedidos, persiguen tus cobros y tramitan con la Administración — por una cuota mensual, sin SS ni formación.
- Grabación de datos y digitalización documental
- Gestión de pedidos y proveedores
- Compras comparativas y búsqueda de proveedores
- Coordinación de actividades empresariales (CAE/PRL)
- Gestión de cobros e impagados
- Trámites con AAPP y subvenciones
- Investigación en internet
- Transcripciones de reuniones y juicios
Contratar un administrativo a jornada completa no siempre tiene sentido
Cuando el volumen de gestión no llena un puesto entero, contratar supone asumir costes fijos que la carga de trabajo no justifica: salario base, Seguridad Social, formación, equipamiento, sustituciones...
Y dejar esas tareas sin hacer tampoco es una opción: los datos sin grabar se acumulan, las facturas impagadas se cronifican, la documentación CAE caduca, los trámites con la Administración se eternizan.
SecretariasVirOnline es la tercera vía: el coste variable de un equipo administrativo real, sin ninguno de los costes fijos de la contratación.
- Salario + SS: desde 1.800€/mes
- Formación inicial y continua
- Gestión de nóminas y bajas
- Coste fijo aunque haya poco trabajo
- Sustituciones por vacaciones o enfermedad
- Equipamiento y espacio físico
- Cuota mensual o bono de horas
- Sin SS, sin nóminas, sin formación
- Equipo ya formado desde el día 1
- Coste ajustado al volumen real
- Sin sustituciones ni interrupciones
- 100% remoto, sin espacio físico
Todo el back-office que tu empresa necesita, sin contratar a nadie
Cada tarea se adapta a tus procesos y herramientas existentes. No hace falta cambiar cómo trabajas — nos integramos en tu flujo.
Grabación de datos y digitalización documental
Volcado manual de datos en tus sistemas (ERP, CRM, hojas de cálculo), digitalización de facturas, albaranes, contratos y expedientes. Archivado ordenado según tus criterios.
Gestión de pedidos, compras comparativas y proveedores
Tramitación de pedidos a proveedores, seguimiento de entregas, comparativas de precios entre suministradores y búsqueda de nuevos proveedores según tus especificaciones.
Coordinación de actividades empresariales (CAE) y PRL
Gestión documental completa en plataformas CAE (Ctaima, Obralia, Unifica…): recopilación, validación y actualización de documentación de prevención para subcontratas, contratas y proveedores.
Ver más sobre CAE/PRL →Gestión de cobros e impagados
Seguimiento sistemático de facturas vencidas, recordatorios escalonados, gestión de la comunicación con el deudor y coordinación amistosa del cobro. Gestión administrativa, no recobro judicial.
Ver más sobre cobros →Tramitación con administraciones públicas y subvenciones
Gestión de trámites con la DGT, Hacienda, Seguridad Social y otras AAPP. Búsqueda y tramitación de subvenciones para empresas. Tú firmas; nosotros lo preparamos y seguimos.
Investigación en internet y transcripciones
Búsquedas estructuradas de información comercial, técnica o de mercado. Transcripción de reuniones, vistas judiciales, entrevistas y grabaciones de audio o vídeo.
Compatible con tu equipo presencial o como solución completa
No hace falta que no tengas administrativa para contratarnos. Trabajamos igual de bien como equipo de apoyo que como departamento único.
Lo que sí cambia es el alcance del servicio: tú defines qué tareas nos delega, y nosotros nos adaptamos. Si en algún momento el volumen crece o decrece, ajustamos la cuota sin complicaciones.
Cuéntanos tu caso →Encaja especialmente bien con estos perfiles
Cualquier empresa o autónomo con carga administrativa que no justifica un puesto a jornada completa.
Despachos de abogados
Digitalización de expedientes, seguimiento de cobros, tramitaciones y transcripciones de vistas. Sin distraer a los letrados de su trabajo.
Gestorías y asesorías
Apoyo en picos de campaña (renta, IVA, cierres), grabación de datos, gestión documental y tramitaciones con la Administración.
Clínicas y consultas privadas
Gestión de agenda, digitalización de historiales, seguimiento de cobros de aseguradoras y tramitación de subvenciones sanitarias.
Consultorías y agencias
Gestión de proveedores, compras comparativas, CAE/PRL con subcontratas y apoyo administrativo en proyectos de duración definida.
Empresas con subcontratas
Coordinación CAE con múltiples subcontratas y proveedores: recopilación, validación y actualización documental en plataformas.
Autónomos con volumen
Cuando la carga administrativa ya te roba horas de trabajo real pero todavía no justifica contratar a alguien a jornada completa.
Sin contratos eternos ni costes sorpresa
Elige el modelo que mejor encaje con tu volumen de trabajo. Puedes empezar con un bono de horas para probar el servicio y pasar a cuota mensual cuando tengas claro el volumen habitual.
El precio concreto depende del tipo de tareas, el volumen estimado y la complejidad. Te preparamos una propuesta a medida en menos de 48 horas.
Pide tu propuesta a medida →Volumen de trabajo estable y predecible. Pagas una cantidad fija mensual y tienes prioridad en la gestión. Ideal cuando ya sabes qué tareas vas a delegar de forma continuada.
Necesidades variables o puntuales. Contratas un paquete de horas que consumes a tu ritmo, sin caducidad mensual estricta. Perfecto para empezar o para proyectos de duración definida.
¿Listo para dejar de hacer tú el trabajo administrativo?
Cuéntanos qué necesitas. Te preparamos una propuesta sin compromiso en menos de 48 horas.
¿Qué diferencia hay entre gestión administrativa externalizada y secretaria virtual?
La secretaria virtual cubre principalmente las tareas de coordinación, agenda y comunicación del día a día. La gestión administrativa externalizada va más allá: incluye back-office operativo como grabación de datos, gestión de pedidos y proveedores, digitalización masiva de documentos, cobros, CAE/PRL y trámites con la Administración. Son servicios complementarios; muchos clientes contratan ambos.
¿Necesito darles acceso a mis sistemas internos?
Depende de la tarea. Para grabación de datos en ERP o CRM, sí necesitamos acceso con usuario y permisos limitados que tú defines. Para tareas documentales o de tramitación, solemos trabajar con los documentos que tú nos envías o con acceso a carpetas compartidas. Antes de empezar acordamos exactamente qué accesos son necesarios y cómo se gestionan de forma segura.
¿Cuánto tiempo se tarda en arrancar el servicio?
Normalmente menos de una semana desde que confirmas la propuesta. El tiempo lo marca la sesión de traspaso de información: nos explicas cómo trabajas, qué herramientas usas y qué criterios seguir, y a partir de ahí el equipo ya puede operar de forma autónoma.
¿La gestión de cobros incluye recobro judicial?
No. Nuestra gestión de cobros es estrictamente administrativa: seguimiento de facturas vencidas, recordatorios escalonados y gestión de la comunicación amistosa con el deudor. Si la situación requiere vía judicial, te recomendamos un especialista en recobro legal; no es parte de nuestro servicio.
¿Gestionáis plataformas CAE concretas o cualquiera?
Trabajamos con las principales plataformas del mercado: Ctaima, Obralia, Unifica, Nalanda, Dokify y similares. Si tu empresa opera en una plataforma menos habitual, consúltanos: en la mayoría de los casos podemos adaptarnos igualmente.